Wie viele Unternehmen, haben wir Geschäftsfahrzeuge. Vor einiger Zeit stand eine Neubeschaffung an. Die Zulassung ist jedes Mal wieder spannend, da unsere Gesellschaftsform, eine Partnerschaftsgesellschaft, auch mehr als 20 Jahre nach ihrer Einführung noch nicht jedem Angestellten der Zulassungsstelle geläufig ist.
Auch bei der letzten Zulassung verlangte der betreffende Mitarbeiter vom beauftragten Dienstleister, trotz mitgelieferter Kopien der ursprünglichen und aktualisierten Eintragungen ins Handelsregister, einen aktuellen Handelsregisterauszug. Der Dienstleister musste die Zulassungsstelle unverrichteter Dinge wieder verlassen.
Da Notariate zum Jahresende erfahrungsgemäss sehr beschäftigt sind und ich bei einem Kunden war und keine Zeit hatte, mein Anliegen telefonisch zu erläutern, versuchte ich herauszufinden, ob es vielleicht einen digitalen Zugang zum Handelsregister gäbe. Eine kurze Google-Recherche ergab, dass über das Registerportal des Bundes und der Länder der Download eines aktuellen Auszugs digital möglich ist und 1,50 EUR kosten sollte. Perfekt.
Nach dem Aufruf des Portals liess mich eine irritierende Nachricht in vier Zeilen rotem Text kurz stocken. Verschiedene Dienste seien wegen zu vieler Abfragen nicht verfügbar. War es nicht gerade der Sinn digitaler Daten, vielfach replizier- und abfragbar zu sein?
Da ich bisher noch keine Nutzerkennung hatte, musste mich mich anmelden. Ich erwartete das bei digitalen Diensten übliche Anmeldeformular, das nach Angabe persönlicher Daten, der Wahl von Nutzernamen und Kennwort und der Auswahl des Zahlungsmodus (Sofortüberweisung, Rechnung, Kreditkarte, Paypal, …) den Zugang freischalten würde.
Ohne zuviel vorwegzunehmen: es kam nicht ganz so. Die Abfrage meiner Daten entsprach, sieht man einmal von dem etwas angestaubt wirkenden Design des Formulars ab, dem Üblichen. Schnell waren meine Daten eingetragen und ich klickte „weiter“. Zu meiner Überraschung wurde ich aufgefordert: „Drucken Sie das Formular aus und senden Sie es unterschrieben an:…“. Es folgte eine Faxnummer. „Bitte senden Sie den Antrag nach Möglichkeit ausschließlich an vorstehende Faxnummer. Damit ist eine schnellere Bearbeitung sichergestellt. Die zusätzliche Übersendung des Originals auf dem Postweg ist nicht erforderlich.“ – wie beruhigend.
Ungeschickt nur, dass ich mich bei einem Klienten befand, bei dem ich aus nachvollziehbaren Netzwerk-Sicherheits-Erwägungen weder drucken konnte, noch Zugang zu einem Faxgerät hatte. Zum Glück kann man jedoch mit meinem Notebook PDF-Dokumente aus Druckdateien erstellen und die Unterschrift digital hinzufügen. Ein Fax-Dienstleister war im Internet schnell gefunden und die geforderten drei Euro für bis zu drei Stunden wiederholte Fax-Versuche an die angegebene Nummer in Sekunden mit Paypal bezahlt. Ich wandte mich wieder der Arbeit zu.
Drei Stunden später erhielt ich eine automatisierte Benachrichtigung des Fax-Dienstleisters. Die angegebene Nummer konnte im vereinbarten Zeitraum nicht erreicht werden. Der Grund: sie war dauerbesetzt. Mir kam die „Theory of Constraints“ in den Sinn, nach der das Erreichen des Ziels jedes Systems durch eine kleine Anzahl von Flaschenhälsen behindert wird…
Zurück vom Kundeneinsatz rief ich einige Tage später bei unserem lokalen Notar an, um um die Erstellung eines aktuellen Auszugs aus dem Registerportal zu bitten. Die freundliche junge Dame versprach sich darum zu kümmern, und in der Tat konnte ich den Ausdruck eine halbe Stunde später abholen. Leider könne der Notar ihn jedoch nicht beglaubigen, weil der entsprechende Gesetzentwurf noch nicht verabschiedet sei. Aber die Zulassungsstelle könnte ja bei ihnen im Notariat anrufen, um notwendigenfalls die Korrektheit der Unterlage zu verifizieren. Sie gab mir eine Visitenkarte ihres Chefs mit, die ich zusammen mit dem Dokument einscannen sollte.
Das Dokument sah in der Tat aus wie eine einigermassen typische Excel-Tabelle. Kein Briefkopf, kein überprüfbares Zertifikat in Form einer Zahlen-Buchstabenkombination oder gar eines QR-Codes. Die Erzeugung eines nicht nur für Laien verwechselbaren Ausdrucks mit Hilfe einer Tabellenkalkulation hätte vermutlich weniger als 15 Minuten gedauert.
Ich scannte diesen Ausdruck also ein, sandte ihn per Email an den Zulassungsservice, der ihn wieder ausdruckte und den Papierunterlagen für den erneuten Zulassungsversuch hinzufügte. Und siehe da, am nächsten Tag war die Zulassung kein Problem mehr.