Kanban

Kanban is used to balance the amount of work with available capacity. To achieve that, all tasks are visualised as cards and their progress is being tracked on a Kanban Board as a basis for continuous improvement of the underlying process until optimal flow is reached.

Purpose

To improve a team‘s effectiveness by visualizing process and work items as well as limiting work in progress (WIP) to match the capacity available.

Outcome / Deliverables

A transparent and continuous workflow that optimally matches a team‘s capacity.

Detailed description

Kanban – Japanese for „card you can see“ – originally developed as an inventory control and production load management method as part of the Toyota Production System (TPS) in the 1950s, started to get applied to knowledge work from the mid 2000s on.
To apply Kanban to a workflow, processes are being broken down into the steps that are necessary for their completion (e.g. Planning>Design> Development>Testing>Review>…). These steps are then usually represented by vertical lanes on a Kanban Board (see illustration).

Kanban cards or sticky notes are subsequently created for each work item and placed on the board, normally starting out from a „to do“ lane. When a work item is being „pulled“, the name of the team member(s) working on it are being added to the card and the card is moved forward to the respective process step‘s vertical lane. Cards can in addition be color-coded or designed to carry additional information such as urgency, type of work, estimated hours, and the like. With every step in the process completed, the card moves forward until it reaches „done“.

By continuously visualizing where items are in relation to the process, Kanban Boards help to identify process bottlenecks where work tends to get stuck.

Through continuous improvement based on experiments and analysis, the process is being optimized and the amount of allowed work in progress is over time adapted to match the individual team‘s capacity (WIP limitation) such that logjams are avoided and a steady workflow is being achieved.

 

Dos & Dont’s

  • Do map your process before applying Kanban
  • Use physical boards to improve team discussion
  • Measure and discuss frequently and regularly to continuously improve
  • Do apply Kanban in Agile environments that defy standard sprint planning such as ticket driven break/fix or DevOps processes.
  • Don‘t try to map a process you do not control entirely
  • on‘t start with locally dispersed teams
  • Don‘t start out with a software-based Kanban system

Further Reading

  • David Peterson‘s Kanban blog: http://kanbanblog.com/explained/

Was Kunden über Uns sagen ...

„Working with go3consulting’s Godehard Gerling has greatly helped us in taking Nextsense’s product strategy to the next level by advancing product organisation, business model, and introduction strategy for the next generations of our award-winning Calipri measurement tools.”

– Clemens Gasser, CEO, Nextsense, Graz –

Was Kunden über Uns sagen ...

„Die Partner von go3consulting haben unser Projekt mit ihren unterschiedlichen und hoch komplementären Kenntnissen, Fähigkeiten und Erfahrungen wirklich weiter gebracht. Ich habe diese Dynamik so noch bei keiner anderen Management-Beratung gefunden.“

– Abteilungsleiter Maschinenbau, Augsburg –

Was Kunden über Uns sagen ...

„Bisher habe ich unsere Investments meist nach Bauchgefühl und Einschätzung des dahinter stehenden Teams entschieden. Der go3consulting Innovationskompass gibt mir gezielte Fragen an die Hand, die mir helfen, besser zu verstehen, ob hinter der technischen Idee auch ein Geschäftsmodell steht!“

– Business Angel, München –

Was Kunden über Uns sagen ...

„Vielen Dank auch Ihnen für die lebhafte, interessante und sympathische Präsentation und Moderation der praktischen Anwendung mit einem echten Kunden. Meinen Leuten und mir hat das sehr gut gefallen, wir konnten viel mitnehmen und stehen auch heute noch unter dem Eindruck, wie wichtig doch der Kunde auch bei technologiegetriebenen Produkten ist.“

– Senior Manager, DAX Konzern –

Was Kunden über Uns sagen ...

„Vielen Dank nochmal auch von meiner Seite, der Workshop hat allen Teilnehmern und auch mir sehr viel Spaß gemacht. …, die Teilnehmer waren inspiriert und haben alle sehr viel für sich mitgenommen.“

– HR Managerin, DAX Konzern –

Was Kunden über Uns sagen ...

„Ich fand den Workshop sehr gelungen. Innovation, Startup vs Konzern, Geschäftsmodelle, Tools, Methoden, Erkenntnisse, Nochmals vielen Dank dafür.“

– Manager Strategieabteilung, DAX Konzern –

Was Kunden über Uns sagen ...

„Vielen Dank für Ihren interessanten Vortrag zum Thema „Design Thinking“. In Kombination mit der aktiven Müsli-Challenge haben alle Teilnehmer aktiv verstanden, worum es geht. Das Feedback war durchgehend positiv. Insgesamt ist Ihr Programm ein gelungenes Konzept und unser Geschäftsführer Herr … bat mich ausdrücklich, Ihnen seinen Dank für den tollen Vortrag weiterzuleiten.“

– Geschäftsleitung Immobilienmanagement-Konzern –

Was Kunden über Uns sagen ...

„Der beste Workshop in zehn Jahren Großkonzern.“

– Gruppenleiter Vertriebsdigitalisierung, Mobilitätsunternehmen –

Was Kunden über Uns sagen ...

„Working with go3consulting’s Godehard Gerling has greatly helped us in taking Nextsense’s product strategy to the next level by advancing product organisation, business model, and introduction strategy for the next generations of our award-winning Calipri measurement tools.”

– Clemens Gasser, CEO, Nextsense, Graz –

Was Kunden über Uns sagen ...

„Die Partner von go3consulting haben unser Projekt mit ihren unterschiedlichen und hoch komplementären Kenntnissen, Fähigkeiten und Erfahrungen wirklich weiter gebracht. Ich habe diese Dynamik so noch bei keiner anderen Management-Beratung gefunden.“

– Abteilungsleiter Maschinenbau, Augsburg –

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„Bisher habe ich unsere Investments meist nach Bauchgefühl und Einschätzung des dahinter stehenden Teams entschieden. Der go3consulting Innovationskompass gibt mir gezielte Fragen an die Hand, die mir helfen, besser zu verstehen, ob hinter der technischen Idee auch ein Geschäftsmodell steht!“

– Business Angel, München –

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– Senior Manager, DAX Konzern –

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„Vielen Dank nochmal auch von meiner Seite, der Workshop hat allen Teilnehmern und auch mir sehr viel Spaß gemacht. …, die Teilnehmer waren inspiriert und haben alle sehr viel für sich mitgenommen.“

– HR Managerin, DAX Konzern –

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– Geschäftsleitung Immobilienmanagement-Konzern –

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– Clemens Gasser, CEO, Nextsense, Graz –

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– Abteilungsleiter Maschinenbau, Augsburg –

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– Business Angel, München –

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– Senior Manager, DAX Konzern –

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– HR Managerin, DAX Konzern –

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